[보험 상식] 기업 연말 401(k) 관리

매년 플랜 연도 종료 30~90일 전 공지 발송
1월 1일 신규 가입 위해 지금 설명회 개최

연말이 다가오면 기업들은 한 해의 사업을 마무리하고 새해를 준비하느라 분주하다. 이 시기에 종종 간과되기 쉬운 것이 바로 회사의 은퇴연금플랜, 401(k) 관리다. 이는 매우 중요한 업무로, 특히 연말에 반드시 챙겨야 할 몇 가지 사항들이 있다. 오늘 그 사항들에 대해 알아보도록 하자.
 
1. 401(k) 가입자에 공지 발송
 
Safe Harbor 플랜이나 자동 등록 기능(Automatic Enrollment)이 있는 401(k) 플랜은 매년 가입자들에게 공지를 보내야 한다. 이 공지에는 플랜의 주요 내용과 참가자의 권리가 포함된다. 보통 플랜 연도 종료 30~90일 전에 보내야 한다. 제때 보내지 않으면 규정 위반이 될 수 있으니 주의가 필요하다.  
 
2. 플랜 문서 Amendment 하기
 

올해 401(k) 플랜에 중요한 변경(예: 매칭 비율 변경, 새 기능 추가)이 있었다면, 이를 플랜 문서에 반영해야 한다. IRS는 이런 변경사항을 연말(보통 12월 31일)까지 문서에 업데이트하라고 요구한다. 이를 지키지 않으면 IRS 조사 때 문제가 생길 수 있으므로, 모든 변경사항을 꼼꼼히 기록하고 문서를 정확히 갱신해야 한다.
 
3. 몰수 계정 자금 사용하기  
 
직원이 퇴사할 때 귀속(vest)되지 않은 금액은 플랜의 몰수 계정(Forfeiture Account)으로 들어간다. 이 돈은 일반적으로 몰수가 발생한 플랜 연도 말이나 그 다음 해 말까지 사용해야 한다. 이 자금으로 플랜 비용을 지불하거나 고용주 기여금을 상쇄하는 등의 용도로 사용할 수 있다. 이 계좌의 돈을 제 때 사용하지 않으면 플랜이 IRS 규정을 위반해 법적 문제에 직면하거나 불이익을 받을 수 있으므로 주의가 필요하다.  
 
4. Nondiscrimination Test 결과 확인
 
401(k) 플랜에서 고액 연봉자와 일반 직원 간의 저축률 격차가 너무 크면 문제가 생긴다. 이를 방지하기 위해 만들어진 것이 ADP(Actual Deferral Percentage) 테스트다. 2023년에 이런 불균형(ADP 테스트로 확인됨)이 발견되면, 회사는 2024년 말까지 이를 바로잡아야 한다. 그렇지 않으면 세금 혜택을 잃거나 벌금을 물 수 있다.  
 
5. 필수 최소 분배 추적
 
필수 최소 분배(RMD)가 제때 이루어지지 않으면 플랜이 위험에 처할 수 있으며, 가입자들은 받아야 했을 금액의 50%에 해당하는 소비세를 부담해야 한다. 제3자 관리자나 플랜 제공업체에 연락하여 2023년에 RMD를 받아야 하는 모든 참가자가 이를 수령했는지 확인해야 한다.
 
6. 내년 위한 준비 시작  
 
연간 플랜 검토 일정을 잡고, 내년 초 비차별 금지 테스트와 보고를 위한 데이터를 수집하며, 1월 1일 자 신규 등록을 위한 준비를 하는 것이 좋다.  
 
특히 1월 1일은 많은 401(k) 플랜의 일반적인 자격 시작일이므로, 지금부터 등록 자료를 발송하고 설명회를 개최하는 것이 좋다.  
 
이렇게 하면 직원들이 정보를 검토하고 질문할 시간을 가질 수 있어, 1월 1일이 되었을 때 더 자신 있게 플랜에 참여할 수 있다.
 
또한, 연말은 플랜의 전반적인 건강 상태를 점검하기에 좋은 시기다. 플랜의 참여율, 평균 기여율, 투자 성과 등을 검토하고, 필요하다면 내년도 개선 계획을 수립할 수 있다.  
 
예를 들어, 참여율이 낮다면 자동 등록 기능(Automation Enrollment) 도입을 고려해 볼 수 있고, 기여율이 낮다면 매칭 정책을 조정하거나 금융 교육 프로그램을 강화할 수 있다. 특히 50세 이상의 직원들에게는 추가 기여(catch-up contribution) 기회를 상기시켜 주는 것이 좋다.
 
이렇게 연말에 은퇴연금플랜을 꼼꼼히 챙기면 규정 준수 위험을 줄이고, 직원들의 은퇴 준비를 효과적으로 지원하며, 궁극적으로는 회사의 인재 유치 및 유지에도 도움이 될 수 있다. 복잡해 보일 수 있지만, 체계적인 접근과 전문가들의 도움을 받아 차근차근 진행한다면 충분히 관리 가능한 업무다. 이를 통해 회사와 직원 모두에게 혜택을 주는 건강한 은퇴연금플랜을 유지할 수 있을 것이다.
 
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