[부동산 투자] 중요 서류 보관 기간

부동산 매매 서류·체크 등 3년간 보관해야
원본·카피 분리, 리스트·보관장소 정리 필요

뛰어난 주거 환경과 함께 부동산의 투자가치도 높았던 송도 재미동포타운의 분양을 대행하면서 보니 아파트를 분양받거나 융자를 할 때 필요하고, 특히 거소증을 만들 때도 제출하여야 하는 미국 시민권 증서를 보관하고 있지 않은 분이 몇 명 있었다. 물론 이사를 하거나 서류정리를 하던 중에 잃어버린 경우도 있겠지만, 무심히 버린 분들도 있다. 시민권을 받고 그 후에 미국 여권을 발행받아 주로 사용하였으므로 시민권 증서가 더는 쓸모가 없다고 생각했기 때문이다. 이처럼 평소에 쓰일 일이 많지 않아 우리가 미처 생각하지 못했던 중요한 서류들도 만약을 대비하여 꼭 가지고 있어야 하는데 보관 기간에 대하여 알아보자.
 
먼저 부동산을 사면, 집의 명의(Grant Deed)나 융자서류를 비롯해 터마이트나 홈 워런티 등 여러 가지 서류가 있는데 부동산을 소유한 기간 계속 보관해야 한다. 이때 원본은 특별히 금고 등에 잘 보관하여 분실되지 않게 하고 따로 서류철을 만들어 카피를 보관하여 필요할 때 쉽게 꺼내볼 수 있게 하여야 한다. 그리고 집이나 건물을 매입하고 증축이나 개축을 하게 되면 계약 서류와 발생한 모든 비용을 정리하여 건물을 매각할 때까지 가지고 있어야 한다. 한편 부동산을 매매할 때 오고 간 모든 서류와 체크 등은 매매가 끝난 뒤 셀러와 바이어 모두 3년간 보관해야 한다.  
 
그 밖에도 소유한 자산에 관한 보험과 세금 관련 서류들도 금고 등에 안전하게 보관하여 두고 매년 갱신을 하여야 한다. 화재보험의 경우 만약을 대비하여 보험약관은 물론이고 시설물이나 가구, 보석 등 중요 물품의 리스트를 작성하여 보관한다. 특히 어떤 종류의 보험이든지 계약 기간이 끝났어도 4년 정도 더 보관해야 한다. 그밖에 소유한 모든 제품의 계약서나 영수증, 워런티들도 사용 기간이 끝날 때까지 가지고 있는 것이 좋다
 
또 해마다 하는 세금보고 서류는 정부에서 6년 이상 보관하도록 하고 있다. 그 밖의 정부에서 발행한 여권이나 소셜 시큐리티 카드 등도 시민권 증서와 마찬가지로 안전한 장소에 항상 보관해야 하고 그중에 소셜 시큐리티 카드는 항상 지참하는 것이 원칙이다. 분실이 우려된다면 사진을 찍어 스마트폰에 저장하고 다니는 것도 좋은 방법이다. 그리고 정기예금은 만기가 될 때까지 보관하는 것이 당연하고, 일반 은행 서류도 세금과 관련된 문제가 모두 해결될 때까지 보통 3년 정도는 보관하는 것이 일반적이다.
 

또한 거의 모든 사람이 일상적으로 사용하는 크레딧 카드는 사용하고 있는 크레딧 카드를 각각 정리하여 매달 사용 내용을 확인하고 페이먼트를 하여야 한다. 그리고 해당 크레딧 카드를 더는 사용하지 않게 될 때는 사용한 금액을 모두 지불하고 나서 세금 혜택이 가능한 것은 혜택을 받고 난 후까지 레코드를 가지고 있어야 한다.  
 
한편 가족에 관한 서류들, 예를 들어 결혼이나 자녀의 출산, 예방 접종 등 병원 기록, 학교 성적표 등도 금고 등 안전한 장소에 보관하여야 함은 물론이고 혹은 이혼 서류나 가족의 사망에 관한 서류도 계속 보관해야 한다. 유산 분배나 장례 절차 등을 미리 명시한 유서는 원본은 담당 변호사가 보관하고 카피도 안전한 곳에 보관하는 것이 좋다. 마지막으로 위와 같이 많은 서류를 안전하게 보관할 때 보관한 서류들의 리스트와 보관 장소를 일목요연하게 정리하여 보관하는 것도 필요하다.
 
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미셸 원 / BEE부동산 부사장