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[택스 클리닉] 비즈니스 주소 변경과 페이롤 택스

주소·책임자 변경 규정에 맞게 보고해야
주 정부·담당 회계사에도 업데이트 필수

Q: 페이롤 택스를 내지 못하고 밀린 게 있습니다. 최근 비즈니스가 이사도 했는데 다른 보고 의무가 있는지, 문제가 되지는 않을지 걱정이 됩니다.
 
A: 국세청(IRS)이 책임을 져야 하는 개인(Responsible Party)에게 페이롤 택스 신탁기금 복구 페널티(TFRP) 통지서를 보내야 한다면 가장 최신 주소로 발송하게 됩니다. 편지를 받은 납세자는 10일 이내에 통지서에 명기된 IRS 담당관에게 연락해 해결하거나 60일 이내에 이의 신청을 할 수 있습니다. 따라서 만약 이사한 주소로 업데이트를 보고하지 않았다면 납세자는 이런 권리를 잃게 됩니다.
 
IRS는 납세자의 주소 등 연락처가 바뀔 때마다 고용주 식별번호(EIN)를 근거로 관련 정보를 최신 상태로 업데이트하도록 요구하고 있습니다. IRS는 관련 규정을 통해 연락처 변경 시 EIN 책임 당사자가 60일 이내에 해당 정보를 수정하도록 안내하고 있습니다. 해당 신고는 IRS 8822-B 양식을 통해 손쉽게 완료할 수 있습니다.
 
주요 보안 문제 해결을 위해 IRS는 책임 당사자의 변경이나 주소 등 연락처가 바뀔 때마다 업체가 해당 정보를 업데이트하도록 권유하고 있습니다. 이런 조치는 EIN이나 비즈니스 계좌 등과 관련한 ID 도용 또는 기타 사기와 관련해 IRS가 적절하게 대응하기 위함입니다.
 
IRS에 따르면 업체 내의 책임 당사자는 오래되어 정확하지 않은 경우가 간혹 있는데 이때 ID 도용 등의 이슈가 생기면 IRS는 누구에게 제대로 연락하기 어려워질 수밖에 없습니다. 결과적으로 본인 확인 등에 시간이 오래 걸리게 되면서 IRS는 의심스러운 세금 보고로 규정하게 됩니다. 현재 알려진 책임 당사자 정보 오류에 해당하는 EIN 보유 업체는 대략 10만개 정도로 IRS는 정보 업데이트를 촉구하는 메일 발송 캠페인을 벌이고 있습니다.
 
책임 당사자는 통상적으로 업체를 소유하거나 모든 운영과 관련된 결정을 하는 개인을 의미합니다. 책임 당사자로 규정된 개인은 통제 권한을 가진 직책 또는 자격을 갖고 있고 직·간접적으로 해당 사업체나 사업체의 자산을 통제 또는 경영할 수 있는 개인을 말합니다.
 
구체적으로 비영리단체의 책임 당사자는 통상적으로 990 양식에서 규정한 주체 임원(Principal Officer)입니다. 신탁의 경우 양도자, 소유자 또는 신탁인이 됩니다. 사망자 유산은 지정된 유언의 집행인, 관리인, 대리인 또는 다른 수탁인이 됩니다.  
 
주소 또는 책임 당사자 변경 신고를 위한 8822-B 양식(사업체 용)에 대한 작성 팁을 소개합니다. P.O 박스는 우체국이 주소를 통해 우편물을 전달해 주지 않는 경우를 제외하고는 P.O 박스 번호만 적으면 됩니다. 해외 주소는 해당 국가 규정에 따라 우편번호를 적으면 되고 절대 나라 이름을 약자로 줄여서 쓰면 안 됩니다. 회계사나 변호사 등을 통해 전달받는 주소(In Care of Address)라면 ‘C/O’라고 적고 해당 제삼자의 이름과 주소 또는 P.O 박스 넘버를 적으면 됩니다. 사인은 해당 업체의 임원, 소유주, 책임 직원이나 LLC의 멤버 매니저, 관리인, 수탁인 등이 반드시 해야 합니다. 임원은 사장, 부사장, 회계담당자, 최고회계담당자 등이 해당합니다. 책임 당사자를 대신해서 사인한다면 2848 양식을 사용한 위임장을 첨부해야 합니다. IRS는 승인되지 않은 제삼자를 통한 주소 및 책임 당사자 변경을 허용하지 않습니다.
 
만약 업체와 개인 연락 정보를 모두 수정해야 한다면 8822 양식으로 집 주소를 바꿀 수 있습니다. IRS는 납세자의 가장 최신 세금보고 기록과 동일한 정보를 자동으로 업데이트하지만 주소 변경 시 별도로 8822 양식을 제출하는 것이 현명합니다. IRS는 가장 최근에 바뀐 연락 정보를 활용해서 납세자와 연락을 취하기 때문입니다.
 
주 정부에도 보고 의무가 있다면 주 정부 기관에도 변경된 정보를 알려야 합니다. 8822-B 양식 또는 8822 양식을 제출한 뒤에는 담당 공인회계사에게도 바뀐 정보를 알려 가장 최신의 업데이트된 내용이 공유되도록 하는 것이 좋습니다.
 
▶문의: (213)383-1127

제임스 차 / CPA, 공인 택스솔루션 스페셜리스트

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